quarta-feira, 24 de maio de 2017

Tutorial: Como organizar um evento de anime

Cosplays lindos na Winter Comiket 2017. Só. 

Olá, gente!

Eu sei que eu desapareci.

Recentemente eu tenho pesquisado sobre um assunto que muito me interessa: eventos de anime; especificamente, o que eu posso fazer pra organizar um evento de anime. A ideia surgiu de uma conversa totalmente de brincadeira entre eu e a Nat, que estávamos discorrendo acerca de eventos de anime, o quanto pioraram desde Animecon 2002 e o quanto a gente tem vontade de fazer um evento que vá ao encontro dos nossos interesses. Conversa vai e conversa vem, a gente chegou à conclusão de que deveríamos fazer um evento com determinadas características e atrações em um universo imaginário, e então eu comecei a pirar na ideia de fazer o evento que idealizamos tornar-se realidade. E então eu comecei a pesquisar a respeito de organização de eventos.

O processo de organização de evento não é tão simples quanto parece - na realidade, existem cursos técnicos de organização de eventos e etc.; se o seu intuito é organizar um evento, eu recomendaria o curso gratuito do grupo iPed - que é um curso até bem completo sobre o assunto. Mas se o seu intuito é apenas conhecer um pouco desse processo, ou ter algumas dicas pessoais que não estão no curso, segue lendo!

1. Planejamento 
Primeiramente, é importante saber o que pretendes organizar. Do que você gostaria de fazer: um evento de anime ou outro evento, cultural ou não, etc. Uma vez escolhido o evento, é importante então pensar em que fazer depois disso. Talvez você já tenha em mente as atrações do seu evento, talvez não. A primeira coisa a se fazer é evidentemente idealizar seu evento, seu propósito e objetivo. Pra terem uma ideia do que é um evento de anime - o que precisaria ter e de que forma organizar melhor, etc. - é sempre uma boa ideia fazer planilhas e avaliar aquilo que foi feito anteriormente por outros eventos - não só o que deu certo mas sobretudo o que não deu certo. Se o problema era ter feito pouco suporte ou treinamento de staffs, dê uma atenção a staff no seu evento. Se o problema era falta de atrações, busque convidados e estandes legais. O que eu queria dizer é que é importante ter coisas condizentes com o que seu evento se propõe; se é um evento de yaoi não é pra ter pegação, por exemplo. (Indiretas pra tentativas de emular yaoicon podem ou não ser propositais. Shots fired.) Enfim, se o orçamento é curto - na situação de ser um evento em cidade pequena pra pouca gente, por exemplo - vai precisar arranjar um evento menor com atrações baratas. O importante é saber analisar todas essas coisas, e não dá pra fazer uma organização tão bem de qualquer forma que não escrevendo. Claro que é sempre bom trocar uma ideia e refletir tomando café não é um problema, mas é horrível ter uma ideia ótima nessas horas e esquecer, então tenha sempre um bloquinho em mão. (Eu sei, eu sei, é meu jeitinho organização-freak berrando no meu cérebro. Mas eu realmente gosto de anotar todas as ideias pra organizar depois e não esquecer nenhuma importante ... ;) 
É importante estar atualizado nas tendências de eventos e do assunto que você pretende abordar no seu evento, mas sobretudo estar aberto a novas ideias criativas. Tratando-se de um evento de cunho essencialmente cultural, é importante mostrar-se conhecedor do assunto que está promovendo pra própria divulgação do seu evento. Aquele que tem interesse em organizar um evento de anime ou cultura nerd provavelmente já é um interessado e já não vai cometer uma gafe, mas ainda assim, é importantíssimo estar atualizado nas modas e tendências - leia-se, evite colocar aquela música de um harém obscuro de 2006 na trilha sonora em um evento que não tem intenção de ser retrô, por mais que você ainda goste muito dela. Não é horrível, mas provavelmente poucas pessoas vão entender e quem entender vai achar micão. O mesmo vale pra decoração e afins. Procure organizar ideias embasadas também em pesquisas com interessados e colegas e saber ouvir o próximo nas sugestões para seu evento.
É preciso considerar nos pontos de um planejamento, entre outros: objetivo, público, tamanho do evento, infraestrutura disponível, local do evento, recursos financeiros, planilha de custos, patrocínio, mão-de-obra, possíveis riscos e formas de divulgação. O que pretende colocar no evento? Fazer a distribuição espacial é apenas um dos pontos; é preciso também ter uma lista de convidados, juntamente com o orçamento necessário para trazê-los, conferir um espaço e checar a infraestrutura do local - por exemplo, precisará de cozinha. Há cozinha no espaço alugado? etc. - a disponibilidade de espaço ou cadeiras pro número de convidados esperado, e vários outros pontos que precisam ser analisados a depender do tipo de evento. Vamos por partes. Se for o seu primeiro evento, cuidado para não dar o passo maior que a perna. Só arrisque com eventos de maior complexidade quando estiver totalmente preparado, com um staff de confiança e uma estrutura de alta qualidade. Começar humildemente é o segredo. Defina as metas, sem essas de dobrar a meta pra depois triplicar a meta. Estabeleça um público em potencial sendo realista. Em outras palavras, não adianta fazer um evento enorme sobre Blythe em uma cidade interiorana e esperar que 10 pessoas paguem uma entrada de R$200 pra cobrirem gastos, pra ilustrar. Nesse caso, deve-se procurar fazer o evento em uma cidade maior, ou um evento menor que atraia os poucos interessados. Enfim, é sempre importante ver a reação do público em relação ao que foi proposto antes de fechar um planejamento.
Em seguida, elabore um plano de ação colocando datas e prazos para cada tarefa a ser realizada. Nunca deixe um passo do cronograma ficar para trás, pra não desregular todos os passos subsequentes. Inclua todas as etapas no cronograma e planeje imprevistos. Nunca deixe qualquer detalhe de fora do seu cronograma! Trate de antecipar qualquer erro eventual e ter sempre um plano B na manga. Sempre planeje aquilo que poderá dar errado - e o que não poderá também, porque vai que. Elaborou o plano de ação, tomou cuidado com o plano de eventos pra não deixar nenhum horário em conflito? E o plano B foi elaborado também? Agora vamos enfim ao orçamento!

1.1. Orçamento
É importante ter uma noção de quanto irá ser investido nessa brincadeira. Fazer uma planilha de custos e retornos é uma boa ideia, sempre. Qualquer tipo de evento precisa ter um controle de gastos preciso, o que é importante não apenas para ser capaz de financiar o seu evento e fazê-lo virar realidade, mas também para encontrar patrocínio e ter expectativas para eventos futuros.
Uma coisa importante ao definir o orçamento do seu evento é ter em mente que é importante trabalhar com estimativas realistas e atualizadas. Não adianta esperar conseguir fazer um evento com X reais, quando vai precisar de 2X. É importante ter um bom planejamento do orçamento antes de partir para a segunda etapa, porque se os orçamentos não forem feitos corretamente, irá faltar dinheiro no final da arrecadação e então vai ser preciso tirar do próprio bolso. Considere preços de transporte de convidados, contratação de staff, aluguéis de equipamentos e todos os fatores possíveis que você pretende ter no seu evento.

1.2. Financiamento
O financiamento do evento é possivelmente a parte mais difícil. Há basicamente três formas comuns de financiar um evento de anime - com patrocinadores, por conta própria, ou ainda por financiamento coletivo. É preciso entender que em todos os casos será necessário organizar detalhadamente, previamente, o orçamento necessário ao seu evento; do contrário será impossível estimar quanto será necessário pra sua realização.
Evidentemente, por conta própria é a forma mais objetiva, mas também a mais improvável a menos que você possua um capital inicial. Então, falemos das outras. O que é ter um patrocinador? É fazer um acordo com lojas de produtos de anime e etc. pra que todos possam ter um ganho; por exemplo, uma loja de anime quer divulgar seus produtos. Talvez vender um estande não seja uma opção porque a loja não vende produtos iguais aos que você pretende no seu evento, mas talvez divulgar a loja como patrocinadora do evento seja interessante pra ela.
Quanto a financiamento coletivo é importante considerar plataformas nacionais que podem auxiliar nisso, como o Ativa Aí, o Kickante, o Mobilize, o Vakinha e o Catarse, para citar alguns. No crowdfunding, é possível pra cada pessoa investir uma quantia baixa de dinheiro e em troca conseguir pequenos brindes, por exemplo, entradas gratuitas ou kits promocionais ou mesmo ou acesso a salas VIP no dia do evento, o que gerará um incentivo ao investimento. Nessa hora, a divulgação por meios virtuais - que falarei sobre a frente - será ainda mais importante.
Fique atento ainda a editais públicos que podem eventualmente se dispôr a financiar eventos culturais com finalidade de divulgar a cultura brasileira - por exemplo, talvez seu evento de fanzines ou jogos brasileiros possa ter patrocínio público. Há empréstimos pra eventos culturais feitos por empresas desde Correios, passando por UNESCO ao BNDES. Dê uma conferida se for esse o seu interesse!



2. Organização
O próximo passo é considerar a organização do seu evento de maneira concreta. Linha do tempo - Programe os horários considerando também o tempo de deslocamento - o que não acontece em muitos eventos grandes, e conflitos de agenda são muito comuns. Não deixe no mesmo horário, por exemplo, o concurso de Pump e o de covers de k-pop, vez que os fãs de cultura coreana podem ter interesse em ambos. Procure sempre deixar apenas uma grande atração em um mesmo espaço de tempo, de maneira que evite conflitos.

2.1. Divulgação
Marketing e publicidade do evento também são fatores nos quais deve-se pensar ao organizar um evento; afinal, por que haveriam patrocinadores se o seu evento não tem um bom alcance, por que iriam querer divulgar alguma coisa no seu evento e ainda pagar pra tanto? Não haveriam motivos. Mas sucede que um bom projeto de marketing é capaz de fazer até o evento que teria todos os motivos pra ser minguado ser ótimo. Vou exemplificar novamente com o Otakontro, que fez uma campanha de marketing muito boa liderada por um designer. Nem todos os eventos terão um profissional - se puder, melhor! - mas mesmo que não possa é importante espalhar a imagem e mensagem do seu evento através das redes sociais, etc. Não há desculpa na atualidade pra fazer um evento incrível e ninguém ir, se não a falta de investimentos em marketing. Investimentos humanos mesmo.
Há várias estratégias envolvidas na divulgação do evento. Previamente, é importante definir com antecedência e divulgar pro público o máximo possível para angariar interesse - alimentação, local, datas, por exemplo; o público depende dessas informações para decidir, muitas vezes, se vai a um evento ou não. Outra estratégia para aumentar o interesse do público é divulgar o chamado “Save the Date” - uma data com meses (geralmente, 3 a 6) de antecedência que vá interessar o público-alvo.
Outra boa ideia é destacar o diferencial do evento no material de divulgação. Qualquer evento precisa de divulgação para atingir um público maior do que apenas alguns amigos e familiares. É claro que nós precisamos, por outro lado, ter cuidado também ao promover o evento. Cuidado com “o maior evento de todos os tempos” e outras ideias que simplesmente não são verdadeiras e que só vão gerar expectativas que não serão cumpridas.
O planejamento de divulgação deverá contemplar os principais meios de comunicação a serem utilizados na campanha. É importante detalhar para saber com antecedência que materiais o designer precisará produzir. Algumas possibilidades são o release (significado) atualizado dos convidados, as peças gráficas de divulgação (banners, logos, flyers), e um press kit a ser disponibilizado por Internet. Padronize os designs e informações pra aumentar a popularidade do evento.
É importante envolver todo o staff e participantes na divulgação do evento; o boca a boca não pode ficar de fora como método de divulgação. Outras pessoas que podem divulgar bem seu evento são profissionais da área, colegas, influenciadores, e os convidados. É muito importante também dar o devido valor às parcerias que podem surgir, porque a dificuldade em encontrar patrocinadores é um problema real de muitos eventos, sobretudo preparados por produtores novos. Elabore uma  estratégia de marketing, divulgue um press kit também; aproveite o máximo do que os patrocinadores podem fazer pra divulgar seu evento. Em troca: Aprenda a ouvir, porque podem ter sugestões ótimas também.
A divulgação em papel não é a “moda” atual, vez que tem uma perda ecológica envolvida e gastos financeiros maiores. Sendo assim, a divulgação virtual é a forma mais atual - e, possivelmente, eficaz - pra um evento qualquer mas sobretudo tratando-se de um evento de “cultura nerd”.

2.1.1. Website
É importante que seu evento tenha um hotsite; alguns eventos substituem com uma página do Facebook. No entanto, o recomendável é que tenha uma página de referência que as pessoas possam visitar, independente de como. O website do seu evento poderá ser feito de diferentes formas, desde Facebook a websites como Wix. É importante lembrar que é preciso ter não só um rostinho bonito mas também um bom conteúdo: a data, horário e o local deverão estar visíveis na página inicial, da mesma forma que a compra de ingressos deverá estar visível; é preferível que o site carregue bem em mobile e chame a atenção, de forma clean. Ademais; as páginas deverão conter as informações institucionais, e também os serviços oferecidos. É uma boa ideia mostrar a infraestrutura, localização, programação, fotos, mapas e afins. Evite disponibilizar programações e mapas por *.pdf; é preferível que não tenha nenhum download. Utilize palavras-chaves úteis e técnicas de SEO. É bom ter integração com social media, mas sem exageros e ícones demais poluindo a página. E, claro, mantenha o website atualizado sempre.
É muito importante ter um bom hotsite que poderá ser acessado por qualquer interessado ou curioso de qualquer lugar. Foque nisso!

2.1.2. Social Media
Não basta ter uma página web e mantê-la atualizada, a interação com as mídias sociais também é muito importante para fazer o seu evento ficar popular na Internet. A primeira coisa a se considerar no uso das redes sociais é que o trabalho poderá ser feito por um social media contratado, com conhecimentos, ou por você ou um staff não-especializado. Se for feito de forma amadora, é importante repassar algumas dicas.
Primeiramente, considerar em primeiro lugar a interatividade com usuários sempre. Nas redes sociais como Google, Facebook, Twitter, Instagram, é bom tomar alguns cuidados. Não marque as pessoas excessivamente para não ver "o tiro saindo pela culatra", porque as pessoas podem acabar associando o evento a "aquelas mensagens chatas no ___". É importante ir atrás de comunidades que abordam os assuntos que seu evento promoverá, pra fazer uma pré-divulgação e conferir se há interesse no evento. Se houver, parta pra ação. Talvez as pessoas possam até mesmo oferecer sugestões e recomendações. No caso da divulgação no Twitter, por exemplo, pense em uma hashtag de fácil assimilação e que seja ao mesmo tempo intrigante e associada com o evento em questão. A geolocalização em aplicativos de passeio como Foursquare também poderá ajudar.
Tenha cuidados abordando os usuários; utilize a gramática de forma correta e escreva mensagens polidas, sinceras e que façam sentido para os usuários. As mensagens que você irá divulgar devem ser atrativas, genuínas e positivas, compactas e objetivas, se possível com internas e outras características que permitam se tornarem virais. Evite erros gramaticais e fique à disposição para responder dúvidas. É importante ser criativo no marketing, sem forçar; conhecer o público-alvo é essencial portanto ao criar um conceito único. Enfim, pense em estratégias que levem o público a compartilhar o evento nas redes sociais - promoções, por exemplo, podem ser uma boa pedida. Outra dica importante é saber promover o conteúdo do evento de forma criativa, publicando vídeos e notícias relacionados ao tema do evento ou sobre os convidados. Uma boa ideia é criar materiais que podem ser compartilhados, por exemplo, tirinhas e similares de anime que as pessoas gostam. Outra ideia pra quem possui equipamentos potentes e uma boa conexão de Internet no local do evento é fazer seu livestream, ou mesmo um livestream de divulgação com a equipe, por exemplo.
Considere criar uma mailing list se já tiver um banco de dados de e-mails, pra evitar spam. Se não tiver, opte por parcerias que possam ser de benefício mútuo. Crie uma rede de afiliações com blogs, por exemplo, que tratem dos temas do seu evento - eu garanto que adoraria fazer uma parceria com um evento interessante que fosse digno de divulgar! Às vezes é mais fácil do que soa, basta ir atrás.

2.2. Data
É muito importante que o seu evento aconteça em um dia em que as pessoas interessadas possam ir. Evitar conflitos de horário com outros eventos similares na região - por exemplo, de games ou até musicais - é uma sugestão. Datas "especiais" também são pedidas perigosas, a menos que realmente não exista uma concorrência. Prefira fins de semana e uma ideia interessante é marcar o evento para o início de um mês, período em que as pessoas normalmente recebem pagamentos e salários e então poderão comprar coisas no seu evento. Os meses do fim do ano são interessantes pra eventos com muito comércio, já que as pessoas normalmente compram lembranças de fim de ano ou amigo secreto, mas o começo do ano é evitado por conta do crédito que as pessoas fizeram e precisam então economizar para pagar. Enfim, é esperado que o evento aconteça em um dia que tenha previsão de tempo bom, se for em um lugar aberto.

2.3. Local
Ao escolher um local pro evento sempre reflita sobre o que realmente é indispensável. É tentador alugar, por exemplo, um espaço que tenha tecnologia de ponta na iluminação - mas talvez ela não seja tão útil quanto um estacionamento, e seu orçamento só dá pra um. Então, prefira o espaço com estacionamento. Saiba priorizar!
Primeiramente, é importante que seu evento seja realizado em um local determinado por lei como apropriado para tal - ou, que tenha um alvará em vigor. Verifique sempre a documentação do lugar que você escolheu para realizar o seu evento. Os documentos emitidos pela prefeitura, estado, bombeiros ou outros órgão específicos devem conceder permissão para atuação e precisam estar afixados em locais visíveis para os usuários. Em relação à sua segurança, é evidentemente importante ter staffs treinados em revistas, mas também é altamente recomendável que o local possua um layout estratégico, que amplo e não dificulte a passagem na ocasião de haver alguma falha de segurança, e também que tenha sinalização luminosa e portas corta-fogo, extintores de incêndio e até mesmo sprinklers e extratores de fumaça. É bem interessante encontrar um local com alarme de incêndio automático, não-obrigatório no Brasil, se o orçamento for maior ou houver maiores perigos de incêndio no evento.
O público esperado também é um número importante na escolha do local do evento. Tenha o cuidado de escolher um local que comporte um número grande de pessoas, e de anunciar previamente na ocasião de haver um limite No entanto, anunciar um limite de espaço em lugares em que ele não há ou situações em que dificilmente será atingido pode fazer com que as pessoas se irritem ao terem expectativas frustradas.
Preste atenção à segurança do local, à sua acessibilidade, e localização. Não considere um local sem banheiros ou - se precisar - uma cozinha. Se o evento não for ter alimentação, considere um local com alimentação próxima. Se for um evento maior, considere um local com hotéis facilmente disponíveis. Levando em conta também o clima, é importante verificar se o lugar é aberto ou fechado. É sempre bom ser um local seguro e com acesso fácil via meios de transporte usuais (bicicleta, carro, ônibus, metrô, a pé). Estacionamento é desejável, mas se não, é interessante que não seja em um lugar impossível de estacionar. Considere locais que oferecem a limpeza e a segurança se não tiver nenhum terceirizado em mente, mas cuide para não engabelarem. No Otakontro, por exemplo, foi prometida uma equipe de limpeza que não apareceu. Sempre atento! As ruas de acesso ao local e a segurança do bairro são coisas que nem todos os organizadores levam em conta, mas é preciso considerar a segurança do evento que podem também afastar ou incentivar as pessoas a frequentarem o evento.
Um local bem planejado é capaz até mesmo de atrair pessoas ao evento. Um bom exemplo é o evento Anime Summer, que passou a ser realizado em um local caro - porém muito melhor localizado, de acesso estratégico e com um hipermercado próximo, e por isso acabou atraindo muita gente.

2.3.1. Salão
Tenha sinalização em todos os pontos do seu salão. Não se esqueça de mapa pra que as pessoas consigam navegar - é possível fazer um painel em qualquer gráfica! - e placas que podem ser até em folha sulfite. A música ambiente do salão é outra questão a ser pensada, se o seu salão permitir. Se o evento for acontecer até a noite ou em local sem janelas, considere muito também a iluminação.
Se o seu evento tiver palco, é importante apurar se ele atende as necessidades de espaço, se possui iluminação e som ou mesmo suporte pra cenário se for o caso, e confira bem a infrestrutura elétrica - não adianta ter equipamentos de 220v em um local que só suporta 110v! Naturalmente, é preciso ter também segurança no local.

2.3.2. Salas essenciais
Se o seu evento tiver cosplayers, é importante ter um vestuário para essas pessoas. É interessante que a sala ofereça conforto térmico, vez que muitos usarão roupas quentes e elaboradas - um ar-condicionado é interessante, mas se não, o ventilador é o mínimo. É interessante haver também um espelho, mesas e cadeiras, e um armário para as mochilas e bolsas. De resto, vai da criatividade incluir atrações interessantes. O Otakontro, por exemplo, oferecia um serviço chamado SOS Cosplay.
É muito interessante, ainda que não tão usual, ter uma sala de apoio para os staffs. É na sala de apoio que deverá ficar o social media que reportará o evento ao vivo; ela deverá ter portanto uma conexão de internet, idealmente, e um equipamento - PC ou notebook - capaz de armazenar as imagens e vídeos de um celular ou máquina fotográfica. É preferível ter armários com chaves para os staffs, ou uma pessoa de muita confiança capaz de guardar os equipamentos durante o evento.

2.4. Legislação
É importante pensar na segurança e na saúde das pessoas que vão frequentar o evento. Muitos eventos de anime não tem cuidados mínimos com acessibilidade - chegando por vezes a infringirem a lei - ou mesmo com mobilização de polícia (dependendo do porte), seguranças, paramédicos e bombeiros. Há a necessidade de mobilização de um mínimo de segurança de maneira que proporcione conforto aos visitantes.
É importante também levar em conta as autorizações necessárias para menores de idade que seu município pode requerir. É expressamente proibido que jovens entrem com bebidas alcoólicas e cigarro, e segundo o ECA a entrada de menores de 18 anos pode ser problematizada - o que realmente ocorreu no Anime Friends 2016, e foi preciso obter autorização de todos os menores o que atrasou a entrada de todos! - então uma boa dica é se planejar antecipadamente e ter staffs alertas e prontos a parar qualquer atividade ilegal.
Outra lei que deverá ser respeitada é a lei do silêncio. Apesar de sua interpretação ser feita erroneamente por muitas pessoas - na realidade, qualquer pessoa incomodada pode reclamar a qualquer momento do dia seu silêncio, não apenas depois das dez da noite! - é interessante evitar grandes shows em locais que não possuem paredes a prova de som e coisas similares no período da noite.

2.5. Alimentação
Considere se a alimentação será priorizada no evento ou no entorno. Se o evento oferecer alimentação, não é preciso se preocupar tanto com o entorno. Não apenas pense em hipóteses, pesquise até identificar uma quantidade aproximada de pessoas interessadas no evento e confira o que o orçamento delas é capaz de comprar, ao invés de só hipotetizar a respeito das quantidades; não queira ter um estoque excessivo nem um estoque que vai se esvaziar na metade do evento.
Considere fornecer uma dieta saudável e sempre verifique os fornecedores e a origem dos alimentos. Tenha lugares que possam estocar os produtos de maneira a protegê-los do superaquecimento e dos micróbios e atente-se às normas sanitárias durante o evento; tenha o cuidado de não ter os alimentos sendo preparados em um local sujo e por pessoas sem o devido cuidado. Pessoas preparando alimentos deverão estar com luvas, toucas e equipamentos apropriados, em local asseado. Uma comida adquirida em um local sem higiene poderá não apenas causar desconforto e mal-estar, mas consequentemente levar uma pessoa a nunca mais frequentar um evento seu ou ao menos se recusar a comer lá. Por outro lado, uma comida boa poderá causar grande impacto positivo. Aproveite e divulgue com antecedência o cardápio do evento, e as opções que as pessoas terão - ou não terão - de alimentação dentro do evento.

2.6. Entrada
Enfim, também é importante considerar os preços da entrada. Ter o orçamento não basta pra determinar o preço da entrada. É necessário planejar um preço que não afaste as pessoas, mas que consiga arcas com os custos do evento; a questão do preço ótimo. Em geral, uma ideia boa é pegar referências em comunidades de eventos locais, ou mesmo conversar com amigos que frequentem os eventos e procurar chegar em um preço justo pra todas as partes. (Bem, se for um evento de anime, talvez já tenha uma noção de preços justos.) Outra forma é perguntar diretamente ao público interessado através de pesquisas. Aumente as opções de pagamento se possível; a distribuição em locais físicos é importante, mas a venda na Internet é facilitada por sites como o meuingresso. Não se esqueça de considerar a meia entrada para crianças, estudantes regularmente matriculados e idosos maiores de 60 anos - seguramente 90% do público de qualquer evento de cultura nerd. Procure não frustrar o público quanto a descontos e afins - só divulgue que é um desconto aquilo que realmente for.
Em relação à compra em outros pontos, prepare bem os pontos de venda, com antecedência. Pense em locais de fácil acesso e que comportem a quantidade de clientes esperada. Fornecimento de ingressos antecipados é muito importante de forma a evitar filas na porta de entrada!

2.7. Staff e outros profissionais envolvidos 
Possivelmente o coração dos eventos. Recomenda-se 1 staff pra 50 participantes em eventos, em média. Tenha staffs bem treinados na recepção das pessoas. Se houver uniforme, dê a ele. Lembre-se: "A primeira impressão é a que fica"! É muito importante trabalhar com um staff qualificado - o que não acontece na maioria dos eventos de anime, em que o trabalho é voluntário e não raramente os staffs são escolhidos na base do famoso “quem indicou”. Acredite: tem muita gente muito legal longe da sua bolha! Eu percebi na oportunidade de participar do Otakontro o quanto existe de gente disposta a trabalhar voluntariamente em eventos - entre fotógrafos amadores, tradutores em treinamento na faculdade de Letras, estudantes de cursos técnicos ou faculdades de Produção de Eventos, até pessoas interessadas em divulgarem os próprios trabalhos, tem muita gente muito qualificada interessada em divulgar serviços e compartilhar forças na criação de um evento. São essas as pessoas que você precisa ter com você; ainda que trabalhar com amigos talvez soe divertido, o importante na criação de um evento é ter gente comprometida em fazer um trabalho profissional e que vá agradar a todos. Então, é importante lembrar que não basta gostar demais do que se faz pra conseguir fazer um trabalho bem feito.  Ter reuniões pra deixar a equipe em sintonia com as ideias e propostas do evento é sempre ótimo. É uma ideia boa fazer com que todos treinem suas funções específicas com antecedência. É muito importante também ficar atento aos termos de responsabilidade, sobretudo de sigilo em relação a atrações do evento, e também de trabalho para menores de idade que serão necessariamente assinados pelos staff.
Ademais, a remuneração é um ponto importante. É recomendável pagá-los no primeiro dia útil após o evento. Há profissionais que necessariamente terão de ser especializados e remunerados - profissionais de segurança e limpeza, ou cozinheiros, por exemplo. Não esqueça de incluí-los no orçamento, mesmo que o restante do staff seja voluntário! Conheça de antemão o trabalho dos terceirizados, pra não sofrer com imprevistos. Um staff não substitui uma segurança privada, por exemplo, mas é possível que venha a auxiliá-la. É muito importante ter profissionais de segurança e paramédicos bem preparados para qualquer imprevisto, da ordem de acidentes até problemas de segurança ou mesmo ataques no local. Até mesmo cálculos de materiais e problemas logísticos podem ser terceirizados. Estude com antecedência que profissionais deverão ser contratados e não esqueça deles no orçamento.

2.8. Parcerias com famosos
Na era dos youtubers e webcelebridades, não tem desculpas pra não chamar pessoas que o público irá conhecer. Convidados famosos são especialmente interessantes porque, além de divulgarem o evento, podem também atrair fãs que talvez nem estivessem interessados. Dê ênfase na divulgação da participação de pessoas conhecidas na sua região, por exemplo. Assim, mesmo aqueles que não conhecem a pessoa em questão ficarão curiosos. Não só de youtubers se fazem os "famosos"; pessoas que vão na TV, editores de mangás, dubladores, pesquisadores e blogueiros, por exemplo, também são convidados bem interessantes em um evento de anime.

3. Durante a preparação
Uma vez tendo todas as dicas em mente, é chegada a hora de se preparar para o evento.
Se possível, monitore o feedback do público do evento. Rumores mal esclarecidos podem acabar com a reputação de um evento que ainda nem aconteceu, então é muito importante ficar de olho.
A ideia é que o organizador tenha a capacidade de supervisionar todas as áreas. No entanto, por mais perfeito que seja o seu plano de ação, imprevistos deverão acontecer. Nessas horas, é importante ter segurança e tranquilidade enquanto executa o plano B ou repassa o planejamento de riscos, de maneira a orientar os staffs a fazerem o melhor naquela situação.
Não se esqueça de checar se está tudo em ordem antes do evento. A checagem de véspera é super importante.

4. Pós-evento
Não basta terminar o evento! É importante conferir a limpeza do local que seria devolvido, bem como a devolução de objetos eventualmente alugados, o retorno dos convidados se necessário e assim por diante. É de bom tom agradecer a todos os envolvidos imediatamente depois do evento ainda que seja preferível que o pagamento seja realizado no primeiro dia útil seguinte.
Conte também com os feedbacks do público nas redes sociais para descobrir o que deu certo e o que deu errado e o que precisará arrumar para o evento seguinte. É importante saber tanto os positivos quanto os negativos. Sigamos firmes!

5. Fontes
http://www.produzindoeventos.com.br
https://www.meuingresso.com/materiais/mega-pack-gratuito

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